3 éléments d’organisation qui font la différence quand on est freelance ou en télétravail

24 mars 2020
Hello,
voici mon retour d’expérience pour travailler en autonomie quand on est freelance ou lorsqu’on pratique le télétravail. Moi-même indépendante depuis 2015, je travaille donc principalement de chez moi. 


Il faut acquérir une technique pour être efficace, car le télétravail est différent de travailler dans une structure habituelle dédiée uniquement à cette tâche. Après plus de 5 ans à travailler ainsi, ce mode de travail est devenu ma norme. Pour autant, j’ai fait évoluer mon approche au fil des années. Ces 3 outils peuvent certainement t’aider si tu te lances ou venir compléter ta méthode. 


Travailler à la maison, c’est travailler dans un environnement dédié dans un premier temps à y vivre ton quotidien. Au début, le mix vie perso et vie pro peu être perturbant. J’ai eu des moments où il était facile de dêtre happé par la paperasse personnelle ou ce placard que je devais ranger depuis 3 mois. Autant de courtes ou longues tâches qui viennent te parasiter. 


Travailler depuis chez soi, c’est aussi le risque de ne pas s’apercevoir que le temps passe et de se rendre compte à 15 h 00 que …… Oups, j’ai oublié de déjeuner. C’est parfois ce qui arrive quand on ne voit ou ne parle à personne. Tu peux en un rien de temps être absorbé dans ton travail et t’oublier toi-même. 


L’avantage du télétravail réside précisément dans cette possibilité d’aménager ton temps de travail pour prendre en compte facilement ton bien-être personnel. 
 
  • 1/ Différencier ton espace perso et pro

 
J’ai appris à m’aménager un véritable espace de travail au fil du temps. À l’origine, je travaillais chez moi sans forcément débarrasser, sur un coin de table, etc. Finalement, ranger pour travailler dans un espace où je dispose à portée de main tout ce dont j’ai besoin sans distraction est beaucoup plus efficace. Lorsque, je fais une pause ou que j’ai achevé mes missions pour la journée, je prends toujours soin de ranger l’ensemble de mes affaires de travail pour ne plus les avoir sous les yeux. Ainsi, je peux déconnecter.
 
 
  • 2/ Tenir un bullet journal

 
Je tiens un bullet journal minimaliste pour organiser ma semaine à venir. Chaque vendredi, j’écris dans mon carnet ce dont je dois me charger professionnellement la semaine d’après. De cette manière, j’ai l’esprit allégé durant le week-end.
Ce bullet journal est composé de 6 sections : 
 
  • Calendrier de la semaine : rendez-vousappel, projet pro ou persosport et autres rendez-vous perso. 
  • ✅ Missions : dans cette section je note par client les tâches à réaliser.
  • To do list pro : ici, je note les tâches à réaliser dans la semaine pour faire avancer mon entreprise (rédaction blog, mettre à jour le site web, payer l’URSSAF, etc.). 
  • À contacter : je liste les noms des entreprises à prospecter ou à relancer. 
  • À facturer : je liste les paiements à suivre ou envoyer cette semaine. 
  • Section libre : pour noter des éléments qui viendraient se rajouter dans la semaine ou que je veux garder en tête (par exemple le titre d’un livre dont j’ai entendu parler.). 
 
Ce bullet journal est adapté à mon activité, tu peux naturellement l’aménager pour qu’il corresponde à tes besoins. 


Depuis peu, j’estime le temps que je vais passer sur chaque tâche. Je peux ainsi mieux organiser ma journée. Par exemple, il me reste 40 minutes avant de partir à un rendez-vousje peux me charger des tâches qui en prennent moins. C’est finalement le moyen de savoir une tâche m’a pris plus ou moins de temps pour améliorer ma productivité et mes accompagnements clients. 
 
*Il m’arrive aussi d’organiser certaines tâches en fonction des conditions météo à venir 😉 🏄‍♀️
 
D’autres outils pour s’organiser
 
  • Digital : Evernote (prise de note), Trello (organisation des tâches / mission, travail en équipe possible), agenda (Google, iCal, autres). 
  • Papier : un carnet 
 
  • 3/ Reconnaître ce qui est prioritaire ou non 

 
Il y a deux façons de se laisser déborder lorsque tu travailles en autonomie. Dans le premier cas, un client te missionne pour un nouvel élément ou t’appelle pour te poser des questions. Dans le second cas, tu as mis plus de temps que prévu sur une tâche. 


Dans le premier casjévalue le caractère urgent de la demande si ce n’est pas le cas, je réponds que la demande sera prise en compte à un autre moment (En mentionnant ce moment en fonction de mon emploi du temps).


Dans le second casj’effectue un tri dans ce qu’il me reste à faire en suivant et jécarte ce qui n’est pas prioritaire pour avancer. En revanche, ultérieurement je prendrai en compte que cette fameuse tâche prend plus de temps que prévu. Il faut apprendre de son expérience pour s’améliorer. 


Une demande est urgente à partir du moment où elle doit être réalisée dans un temps extrêmement court et qu’elle est vital pour la survie de l’entreprise qui le demande. Si la demande ne respecte pas ces deux critères elle n’est pas urgente. 


Ces trois éléments font partie des actions qui me permettent d’être efficace au quotidien. Chaque jour grâce à ces méthodes, je fais évoluer mon entreprise et je réalise dans les temps les missions clients que j’ai booké. Encore une fois, n’hésite pas à adapter ces éléments en fonction de tes besoins. 


Bon télétravail 🙂 

Camille R.

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